Oznakowanie majątku przed spisem - etykiety, które przetrwają dziesięć lat i sprzątaczkę

Oznakowanie środków trwałych wydaje się banalnym elementem ewidencji do momentu, w którym po kilku latach rozpoczyna się inwentaryzacja. Wtedy okazuje się, że część naklejek wyblakła, inne odkleiły się po regularnym myciu, na kilku kodach ktoś postawił kubek z kawą, a numer inwentarzowy na drukarce znajduje się z tyłu urządzenia, którego nie da się odsunąć bez odłączenia przewodów. W efekcie coś, co miało przyspieszać spis, zaczyna go skutecznie spowalniać.

Dobra etykieta inwentaryzacyjna powinna wytrzymać mniej więcej tyle, ile oznaczony nią przedmiot. W przypadku komputera może to być pięć lub siedem lat, ale szafa, regał, urządzenie techniczne czy element wyposażenia budynku mogą pozostawać w ewidencji znacznie dłużej. Dlatego przed masowym oznakowaniem majątku warto poświęcić trochę czasu nie tylko na wybór rodzaju kodu, ale również materiału etykiety, kleju i miejsca jej umieszczenia. Kilka decyzji podjętych na początku może oszczędzić wiele godzin podczas kolejnych inwentaryzacji.

Dlaczego zwykła papierowa naklejka często nie wystarcza?

Papier jest tani, łatwy do zadrukowania i w wielu zastosowaniach całkowicie wystarczający. Jeżeli oznaczamy dokument, pudełko przechowywane w suchym magazynie albo składnik o krótkim okresie użytkowania, nie ma potrzeby sięgać po bardziej zaawansowane materiały. Problem zaczyna się wtedy, gdy taką samą etykietę nakleimy na urządzenie, które przez kolejne lata będzie regularnie czyszczone, przenoszone, dotykane i narażone na zmiany temperatury.

Najczęściej etykieta nie niszczy się nagle. Najpierw zaczynają wycierać się krawędzie, potem kod traci kontrast, a klej stopniowo puszcza pod wpływem środków czyszczących albo temperatury. Po kilku latach numer może być jeszcze częściowo czytelny dla człowieka, ale skaner nie będzie już w stanie poprawnie odczytać kodu. Podczas inwentaryzacji pracownik zaczyna więc ręcznie wpisywać oznaczenia i cała korzyść z automatycznej identyfikacji znika.

Dlatego materiał trzeba dobierać do środowiska pracy. Papier będzie dobry do prostych warunków biurowych, natomiast poliester lub podobne tworzywo znacznie lepiej sprawdzi się na komputerach, monitorach, urządzeniach technicznych czy wyposażeniu regularnie przecieranym środkami czyszczącymi. W miejscach szczególnie narażonych na uszkodzenia warto stosować rozwiązania o podwyższonej odporności mechanicznej. Nie chodzi o to, aby zawsze wybierać najdroższą etykietę, lecz aby nie oszczędzać kilku groszy na oznaczeniu składnika, który pozostanie w ewidencji przez dekadę.

Papier, poliester czy poliwęglan - co wybrać do konkretnego majątku?

Najprościej przyjąć zasadę, że im dłuższy okres użytkowania składnika i trudniejsze warunki, tym większe znaczenie ma trwałość materiału. Papier jest dobry w kontrolowanym środowisku, gdzie etykieta nie jest narażona na wodę, chemię i intensywne ścieranie. Dobrze sprawdzi się więc na wyposażeniu przechowywanym w suchych pomieszczeniach, o ile oznaczenie zostało umieszczone w miejscu rzadko dotykanym.

Poliester jest bardziej uniwersalny. Etykiety wykonane z tworzywa znacznie lepiej znoszą wilgoć i regularne czyszczenie, dlatego często wykorzystuje się je do oznaczania sprzętu komputerowego, urządzeń elektrycznych, mebli i wyposażenia technicznego. Przy prawidłowym dobraniu kleju mogą pozostać czytelne przez wiele lat.

Poliwęglan i inne materiały techniczne warto rozważyć tam, gdzie etykieta jest szczególnie narażona na uszkodzenie albo musi działać w bardziej wymagającym środowisku. Dotyczy to na przykład elementów znajdujących się na hali produkcyjnej, narzędzi czy urządzeń eksploatowanych poza typowym biurem.

Trzeba jednak pamiętać, że materiał wierzchni to tylko połowa sukcesu. Druga połowa to klej i powierzchnia, do której etykieta zostanie przymocowana. Ta sama naklejka może doskonale trzymać się gładkiej obudowy komputera, a bardzo szybko odkleić od chropowatego tworzywa albo lakierowanej powierzchni, która jest często czyszczona. Dlatego przed zamówieniem kilku tysięcy sztuk warto wykonać prosty test na rzeczywistych przedmiotach i pozostawić próbne oznaczenia przez kilka tygodni.

Sprzątanie, mróz i słońce - trzy rzeczy, które niszczą oznaczenia szybciej, niż się wydaje

Etykiety inwentaryzacyjne bardzo często przegrywają nie z czasem, ale ze środkami czyszczącymi. Biurka, monitory, obudowy urządzeń i meble są regularnie przecierane preparatami zawierającymi alkohol lub inne substancje, które mogą stopniowo niszczyć nadruk. Jeżeli numer został wydrukowany w technologii nieodpowiedniej do takiego zastosowania, po kilku latach kod może być praktycznie niewidoczny.

Drugim problemem jest temperatura. Inaczej zachowuje się etykieta na komputerze w biurze, a inaczej na wyposażeniu magazynu, chłodni czy nieogrzewanej hali. Przy dużych wahaniach temperatury znaczenie ma zarówno sam materiał, jak i klej. Etykieta może wyglądać idealnie w dniu montażu, ale po pierwszej zimie zacząć odchodzić od powierzchni.

Trzecim czynnikiem jest promieniowanie UV. Oznaczenia znajdujące się przy oknach, na sprzęcie pracującym na zewnątrz albo w mocno nasłonecznionych pomieszczeniach mogą po kilku latach wyblaknąć. Dlatego przed wyborem materiału warto zadać proste pytanie: gdzie ten składnik będzie znajdował się przez większość swojego życia? Jeśli odpowiedź brzmi „na zewnątrz”, „w magazynie” albo „na hali”, nie należy dobierać etykiety tak samo jak do biurowej drukarki.

Jak oznaczać meble, sprzęt IT, narzędzia i obiekty wymagające szczególnej ostrożności?

Meble są stosunkowo łatwe do oznakowania, ale często popełnia się błąd polegający na umieszczaniu etykiety tam, gdzie wygląda najmniej widocznie. Numer na spodzie biurka może być estetyczny, ale podczas inwentaryzacji ktoś będzie musiał wejść pod każde stanowisko. W przypadku szafy etykieta umieszczona przy ścianie będzie praktycznie bezużyteczna. Warto więc szukać miejsca dyskretnego, ale dostępnego dla skanera bez przesuwania wyposażenia.

Podobnie należy postępować ze sprzętem IT. Na komputerze stacjonarnym można znaleźć fragment obudowy, który nie jest narażony na częste dotykanie, a jednocześnie pozostaje dostępny po ustawieniu urządzenia pod biurkiem. W przypadku monitorów lepiej unikać powierzchni intensywnie nagrzewających się oraz miejsc, które są stale chwytane podczas regulacji ekranu.

Narzędzia wymagają innego podejścia, ponieważ etykieta może być narażona na olej, brud, uderzenia i ciągłe tarcie. W takim przypadku zwykła naklejka papierowa szybko przestanie pełnić swoją funkcję. Dla bardzo małych albo intensywnie użytkowanych narzędzi warto rozważyć trwałe oznaczenia techniczne lub tagi RFID dobrane do materiału.

Jeszcze inaczej wygląda sytuacja z eksponatami, zabytkami lub innymi obiektami, na których nie powinno się bezpośrednio stosować zwykłych etykiet samoprzylepnych. W takich przypadkach identyfikator może znajdować się na metryczce, zawieszce, opakowaniu lub innym elemencie jednoznacznie powiązanym z obiektem. Technologia znakowania musi być podporządkowana bezpieczeństwu przedmiotu, a nie odwrotnie.

Kod kreskowy, QR czy RFID - i gdzie właściwie przykleić oznaczenie?

Do większości klasycznych inwentaryzacji w zupełności wystarczy kod kreskowy lub QR. Najważniejsze, aby zawierał jednoznaczny identyfikator prowadzący do kartoteki składnika. Nie trzeba umieszczać w kodzie całej nazwy, lokalizacji czy wartości środka trwałego, ponieważ te informacje mogą się zmieniać. Numer powinien pozostać stabilny przez cały okres użytkowania.

RFID ma sens przede wszystkim wtedy, gdy organizacja chce ograniczyć konieczność pojedynczego celowania skanerem w każdą etykietę albo ma bardzo dużą liczbę składników. Nadal jednak wymaga prawidłowego doboru tagu do powierzchni. Znacznika przeznaczonego do kartonu nie można automatycznie traktować jako rozwiązania odpowiedniego do metalowego urządzenia czy narzędzia.

Więcej informacji o oznakowaniu środków trwałych i wyposażenia można znaleźć pod adresem:

https://www.pwsk.pl/inwentaryzacja/oznakowanie-srodkow-trwalych-i-wyposazenia/

Najbardziej niedocenianą decyzją pozostaje jednak nie rodzaj kodu, lecz miejsce montażu. Przed przyklejeniem etykiety warto wyobrazić sobie pracownika, który pięć lat później będzie wykonywał spis. Czy zobaczy oznaczenie stojąc normalnie przy urządzeniu? Czy będzie mógł skierować skaner bez przesuwania szafy, odłączania komputera albo kładzenia się pod biurkiem? Czy kod nie zostanie zasłonięty przewodami, uchwytem lub kolejnym elementem wyposażenia?

Najlepszym rozwiązaniem jest stworzenie prostego standardu dla poszczególnych kategorii majątku. Na monitorach oznaczenie zawsze w jednym miejscu, na komputerach w drugim, na biurkach w trzecim. Dzięki temu osoba prowadząca spis nie musi za każdym razem szukać numeru. Po wejściu do pomieszczenia wie od razu, gdzie skierować czytnik.

Właśnie w ten sposób dobrze zaprojektowane oznakowanie oszczędza czas przez wiele lat. Nie chodzi o to, aby etykieta była efektowna w dniu naklejenia. Ma być nadal czytelna po tysiącach przetarć, przeprowadzkach, zmianach użytkowników i kolejnych inwentaryzacjach. Jeśli dodatkowo można ją zeskanować bez odsuwania połowy wyposażenia, oznacza to, że ktoś pomyślał o całym procesie, a nie tylko o samym wydrukowaniu numeru.

Więcej informacji o rozwiązaniach wspierających ewidencję, oznakowanie i inwentaryzację majątku można znaleźć na stronie:

https://pwsk.pl/